Kirjoitettu

Alasvetovalikko soluun – ehdollinen kirjoittamisoikeus

alasvetovalikko

Haluat lisätä ns. alasvetovalikon soluun? Tai haluat, että soluun voi kirjoittaa vain tiettyjä arvoja? Tämä ohje kertoo kuinka alasvetovalikko saadaan luotua soluun.

Excelissä on mahdollista määrittää tiettyyn soluun [cell] tai alueeseen [range] ehdollinen kirjoittamisoikeus. Eli toisin sanoen, voimme määrittää mitä tiettyyn soluun voidaan kirjoittaa. Ehdollisuus voi tarkoittaa esimerkiksi, että haluamme hyväksyä soluun pelkät kokonaisluvut [whole number] tai päivämäärät [date], mutta voimme myös itse määrittää listan [list] jonka joukosta hyväksytyn arvon tulee löytyä.

Valitse ensin solu tai alue johon haluat määrittää ehdon ja mene sitten valikkoon Data –> Data Validation. Valitse Settings välilehdeltä alasvetovalikosta Allow: (haluttu tyyppi). Mikäli valitset listan [list] sinun tulee myös määrittää alue [range] joka kuvaa listan niistä arvoista jotka haluat kuuluvan hyväksyttäviin arvoihin.

Voit halutessasi myös muokata (tai poistaa) virheilmoitusta joka näytetään, mikäli vääränlaista sisältöä yritetään kirjoittaa soluun. Mene samasta Data Validation valintaikkunasta välilehdelle Error Alert. Voit muokata nyt kenttiä mielesi mukaan. Valittavanasi on kolme erityylistä ilmoitusta Stop, Warning ja Information. Näistä Stop estää sinua kirjoittamasta vääränlaista tietoa, Warning ja Information ilmoittaa tiedon olevan vääränlaista, mutta antaa mahdollisuuden jatkaa

Mikäli et halua näyttää virheilmoistusta ollenkaan, ota rasti pois ”Show error alert after invalid data is entered” ruudusta.

Kirjoitettu

Vihreät kolmiot – uhka vai mahdollisuus?

vihreät kolmiot excelissä

Olemme varmasti kaikki törmänneet solun nurkkaan ilmestyviin pieniin vihreisiin kolmioihin. Näillä kolmioilla tuntuu olevan tarve aika-ajoin pilata työpäivämme. Mitä nämä vihreät kolmiot sitten ovat? Miksi ne tekevät niin?

Olennaisimmat kysymykset kolmioihin liittyen kuuluvat:

Ovatko ne haitallisia?

V: Eivät itsessään, mutta viestivät ongelmista. Vihreä kolmio viestii poikkeavuudesta/säännöttömyydestä yhtenevän alueen [range] sisällä. Saatat toisinaan ajatella, että esimerkiksi kirjain+numero yhdistelmä numeroiden seassa (esim. samassa taulukon [table] sarakkeessa [column]) on tarkoituksenmukaista, mutta tällöin sinun olisi syytä pysähtyä miettimään laskentataulukkosi johdonmukaisuutta.

Monesti vihreän kolmion kanssa voi elää, mikäli taulukkosi on tarkoitettu vain omaan käyttöön ja olet vakuuttunut sen logiikan ja sisällön oikeellisuudesta kolmioista huolimatta. Jos kuitenkin olet tarkoittanut taulukkosi/tiedostosi laajempaan käyttöön kannattaa selvittää miten kolmioista pääsee eroon.

Pitääkö niistä päästä eroon?

V: Pitää, koska ne ovat hyvän ja johdonmukaisen taulukointitavan vastaisia. Kolmiot taulukoissa herättävät heti epäilyksiä taulukon sisällön oikeellisuudesta. Vaikka taulukon tiedot itsessään eivät sisältäisikään varsinaisia virheitä, auttaa kolmioista eroon pääseminen kuitenkin lisäämään taulukon tekijän ja sen sisällön uskottavuutta. Peukalosääntönä voidaan pitää, että vihreät kolmiot kehottavat aina joko korjaamaan näppäilyvirheen tai muuttamaan laskentataulukon rakennetta.

Hyvä lähestymistapa kaikessa jaettavassa / yhteiskäyttöön tarkoitetussa sisällössä on myös ajatella (ehkä hieman kungfutselaisestikin) onko tämä tiedosto sellainen, jonka toivoisin itse vastaanottavani joltakin toiselta. Voimme monesti kasvattaa kollegoidemme tuottavan työn määrää tällaisilla pienillä panostuksilla tuottamamme sisällön laatuun. Toimikaamme siis tästä lähinkin tätä kultaista sääntöä noudattaen: ” Älä tee toiselle mitään, mitä et haluaisi itsellesi.”

Miten niistä pääsee eroon?

V: Poistamalla välilehdeltäsi [worksheet] epäjohdonmukaiset sarjat/listat (esim. kirjain numeroiden joukossa)

Tyypillinen tilanne jossa kolmioita esiintyy, on listaukset joissa osa soluista sisältää pelkästään lukuja ja osa soluista myös kirjaimia. Tällöin listassa esiintyviä ”paljaita” lukuja ei tulisi käyttää laskentaan vaan ne ovat itse asiassa tunnisteita tai ”etikettejä” jotka tulisi käsittää tekstinä [text], ja näin ollen muuttaa solujen muotoilu [formatting] tekstiksi [text].

Oheiseen kuvaan on kuvattu kaksi erilaista tilannetta jossa kolmiot ilmestyvät huomauttamaan säännöttömyydestä. D sarakkeen taulukon solut sisältävät kaavan joka laskee yhteen samalta riviltä F ja G sarakkeen solut. D sarakkeen ensimmäinen vihreä kolmio ilmestyy kohtaan, jossa solun arvo on 7. Luku 7 on manuaalisesti näppäilty kaavan sekaan ja näin ollen poikkeaa koko muun alueen sisällöstä. Toisen vihreän kolmion sisällä kaava ei toimi koska sen komponenteista toinen on kirjain. Vihreä kolmio kuitenkin ilmestyy vain siitä syystä, että kaavan tulos antaa virheilmoituksen, kun muut samalla tietoalueella sijaitsevat eivät.

 

Kirjoitettu

Netin Parhaat Excel-pohjat Yrityksille

Excel Pohja

Haussa sopivat excel-pohjat? Osaat Excelin peruskäytön, mutta vaativammat kaavat ja VBA-koodi ovat sinulle haastavia? Etsit sopivaa pohjaa vaikkapa projektinhallintaan tai kirjanpitoon?

Tervetuloa asioimaan excelpohjat.fi sivustolle. Sivustomme tarjoaa valmiita Excelpohjia sekä yritys että yksityiskäyttöön. Ammattilaisten suunnittelemat pohjamme auttavat yritystäsi keskittymään olennaiseen.

Älä turhaan paini laskentataulukoiden kanssa tuntikausia ja aloita aina töitäsi alusta. Standardoi tekemistäsi tehokkailla pohjilla ja opi halutessasi samalla kaavojen salat. Sivustoltamme löydät sekä yksinkertaisia kevytversioita että monipuolisempia pro versioita tyypillisimmistä yritysten tarvitsemista laskentataulukoista. Pyrimme täydentämään valikoimaamme jatkuvasti ja uudet ideat ovat tervetulleita.

Älä anna pohjiemme kliinisen ulkoasun hämätä sinua, sillä kyseessä on aina täysin standardeja  excel-tiedostoja jotka ovat käytettävissä Microsoft Excel 2010 ohjelmalla sekä kaikilla uudemmilla versioilla. Pyrimme aina ensisijaisesti tekemään pohjistamme täysin makrovapaita (ilman riviäkään VBA-koodia), mutta tietyt toiminnot kuitenkin edellyttävät VBA-koodin sisällyttämistä pohjiin. Makrot ovat kuitenkin aina toteutettu niin, ettei käyttäjän tarvitse niistä erikseen huolehtia. Käyttäjän pitää vain hyväksyä makrot tiedoston avaamisen yhteydessä. Kaikki tuotteemme sisältävät käyttöohjeen videoformaatissa.