Kirjoitettu

Vihreät kolmiot – uhka vai mahdollisuus?

vihreät kolmiot excelissä

Olemme varmasti kaikki törmänneet solun nurkkaan ilmestyviin pieniin vihreisiin kolmioihin. Näillä kolmioilla tuntuu olevan tarve aika-ajoin pilata työpäivämme. Mitä nämä vihreät kolmiot sitten ovat? Miksi ne tekevät niin?

Olennaisimmat kysymykset kolmioihin liittyen kuuluvat:

Ovatko ne haitallisia?

V: Eivät itsessään, mutta viestivät ongelmista. Vihreä kolmio viestii poikkeavuudesta/säännöttömyydestä yhtenevän alueen [range] sisällä. Saatat toisinaan ajatella, että esimerkiksi kirjain+numero yhdistelmä numeroiden seassa (esim. samassa taulukon [table] sarakkeessa [column]) on tarkoituksenmukaista, mutta tällöin sinun olisi syytä pysähtyä miettimään laskentataulukkosi johdonmukaisuutta.

Monesti vihreän kolmion kanssa voi elää, mikäli taulukkosi on tarkoitettu vain omaan käyttöön ja olet vakuuttunut sen logiikan ja sisällön oikeellisuudesta kolmioista huolimatta. Jos kuitenkin olet tarkoittanut taulukkosi/tiedostosi laajempaan käyttöön kannattaa selvittää miten kolmioista pääsee eroon.

Pitääkö niistä päästä eroon?

V: Pitää, koska ne ovat hyvän ja johdonmukaisen taulukointitavan vastaisia. Kolmiot taulukoissa herättävät heti epäilyksiä taulukon sisällön oikeellisuudesta. Vaikka taulukon tiedot itsessään eivät sisältäisikään varsinaisia virheitä, auttaa kolmioista eroon pääseminen kuitenkin lisäämään taulukon tekijän ja sen sisällön uskottavuutta. Peukalosääntönä voidaan pitää, että vihreät kolmiot kehottavat aina joko korjaamaan näppäilyvirheen tai muuttamaan laskentataulukon rakennetta.

Hyvä lähestymistapa kaikessa jaettavassa / yhteiskäyttöön tarkoitetussa sisällössä on myös ajatella (ehkä hieman kungfutselaisestikin) onko tämä tiedosto sellainen, jonka toivoisin itse vastaanottavani joltakin toiselta. Voimme monesti kasvattaa kollegoidemme tuottavan työn määrää tällaisilla pienillä panostuksilla tuottamamme sisällön laatuun. Toimikaamme siis tästä lähinkin tätä kultaista sääntöä noudattaen: ” Älä tee toiselle mitään, mitä et haluaisi itsellesi.”

Miten niistä pääsee eroon?

V: Poistamalla välilehdeltäsi [worksheet] epäjohdonmukaiset sarjat/listat (esim. kirjain numeroiden joukossa)

Tyypillinen tilanne jossa kolmioita esiintyy, on listaukset joissa osa soluista sisältää pelkästään lukuja ja osa soluista myös kirjaimia. Tällöin listassa esiintyviä ”paljaita” lukuja ei tulisi käyttää laskentaan vaan ne ovat itse asiassa tunnisteita tai ”etikettejä” jotka tulisi käsittää tekstinä [text], ja näin ollen muuttaa solujen muotoilu [formatting] tekstiksi [text].

Oheiseen kuvaan on kuvattu kaksi erilaista tilannetta jossa kolmiot ilmestyvät huomauttamaan säännöttömyydestä. D sarakkeen taulukon solut sisältävät kaavan joka laskee yhteen samalta riviltä F ja G sarakkeen solut. D sarakkeen ensimmäinen vihreä kolmio ilmestyy kohtaan, jossa solun arvo on 7. Luku 7 on manuaalisesti näppäilty kaavan sekaan ja näin ollen poikkeaa koko muun alueen sisällöstä. Toisen vihreän kolmion sisällä kaava ei toimi koska sen komponenteista toinen on kirjain. Vihreä kolmio kuitenkin ilmestyy vain siitä syystä, että kaavan tulos antaa virheilmoituksen, kun muut samalla tietoalueella sijaitsevat eivät.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *